L’employeur a l’obligation légale de communiquer à la caisse AVS tous les renseignements nécessaires à la gestion de l’assurance. Il doit notamment annoncer l’engagement de tout nouveau collaborateur et communiquer à la caisse AVS le montant des salaires versés à ses employés. Les informations qui suivent ont pour but de rappeler les principales obligations de l’employeur vis-à-vis de la caisse AVS en matière de gestion du personnel.

Grâce aux eServices, les affiliés aux institutions de la FER Neuchâtel peuvent désormais effectuer gratuitement de nombreuses démarches en ligne.

Jusqu’au 31 mai 2016, l’employeur devait annoncer tout nouvel employé à la caisse AVS durant le mois suivant l’entrée en fonction. A partir du 1er juin 2016, cette obligation a été supprimée afin d’alléger la charge administrative des employeurs. Ainsi, les employeurs pourront annoncer annuellement à leurs caisse de compensation leurs nouveaux employés qui disposent déjà d’un numéro AVS. Les employés qui ne disposent pas d’un numéro AVS doivent être immédiatement annoncés à la caisse AVS compétente afin qu’un numéro AVS leur soit attribué.

Malgré cette modification législative, la FER CIAN 106.4 recommande à ses affiliés de continuer à lui annoncer leurs collaborateurs, durant le mois suivant l’entrée en fonction, afin qu’elle puisse verser d’éventuelles prestations (allocations familiales, APG, maternité, etc.).

L’annonce d’un nouveau collaborateur peut être effectuée au moyen du formulaire d’annonce (rubrique « Formulaires ») ou au moyen des services en ligne (eServices)

Dès l’annonce d’un nouveau collaborateur, la caisse établit une attestation d’assurance confirmant l’entrée en fonction de chaque nouvel employé et la transmet à l’employeur à l’intention de l’assuré. L’attestation d’assurance comprend la dénomination de la caisse de compensation compétente, le numéro d’assuré AVS, les nom, prénom et date de naissance de l’assuré, la date d’engagement ou de l’obligation de cotiser et le nom de l’employeur soumis à l’obligation de décompte.

Tout nouvel employé doit présenter sans tarder son certificat d’assurance AVS/AI à son nouvel employeur. Si le collaborateur ne possède pas de certificat d’assurance AVS-AI, si ce dernier a disparu (perte, vol), ou s’il est illisible, l’employeur devra déposer une demande de certificat d’assurance AVS-AI auprès de la caisse AVS (FER CIAN 106.4). Une telle demande doit également être effectuée en cas de changement des données relatives à l’identité du collaborateur. La demande de certificat d’assurance doit être accompagnée d’une copie d’une pièce d’identité officielle (pour les citoyens suisses) ou d’une copie de l’autorisation de séjour (pour les citoyens étrangers).

Formulaire de demande de certificat d’assurance

Les employeurs sont tenus d’informer leur caisse chaque fois que la masse salariale varie sensiblement en cours d’année. Si l’engagement d’un nouveau collaborateur a pour conséquence de modifier sensiblement la masse salariale, l’employeur devra en informer la caisse AVS (FER CIAN 106.4) qui procédera, le cas échéant, à une adaptation des acomptes de cotisations.

Si la situation personnelle d’un collaborateur se modifie (mariage, divorce, changement de nationalité, de nom, de sexe, etc.), il lui incombe d’en avertir immédiatement l’office d’état civil de sa commune de domicile qui lui établira des documents actualisés. Lorsqu’un collaborateur annonce une modification de son état civil à son employeur, ce dernier devra effectuer une demande de certificat d’assurance auprès de sa caisse AVS (FER CIAN 106.4) et y joindre une copie de la carte d’identité/du livret de famille ou du passeport actualisée du collaborateur concerné.

Formulaire de demande de certificat d’assurance

L’employeur transmettra ensuite au collaborateur le nouveau certificat d’assurance AVS-AI et l’attestation de l’assurance.

Au terme de la période de décompte (année civile), les employeurs doivent fournir à la caisse AVS les indications nécessaires à l’inscription au compte individuel. Ils doivent également indiquer le montant total des salaires versés bruts à leurs salariés tenus de payer des cotisations pendant la période de décompte.

Les employeurs reçoivent chaque année de la caisse AVS (FER CIAN 106.4) un formulaire intitulé « attestation de salaires pour l’année X » qui constitue la récapitulation des salaires versés durant l’année en question. Les salaires annoncés sur cette attestation seront inscrits par la suite sur les comptes individuels des assurés.

Cette attestation permet également à la caisse AVS d’établir le décompte final des cotisations paritaires pour l’année en question.

Ce formulaire doit être rempli et signé puis retourné par courrier à la caisse AVS FER CIAN 106.4 jusqu’au 30 janvier de l’année X+1. Passé ce délai et sans nouvelles de la part de l’employeur, la caisse est tenue d’adresser une sommation à l’employeur dont la taxe s’élève à CHF 100.- (une prolongation est possible sur demande).

L’employeur peut également remplir et transmettre la déclaration annuelle nominative des salaires au moyen des services en ligne (eServices)

A noter que l’employeur doit impérativement :

  • contrôler la liste de ses employés transmis par la caisse ;
  • inscrire les salaires bruts versés l’année X (pour les assurés ayant atteint l’âge de la retraite ordinaire de l’AVS, seule la part du salaire après déduction de la franchise pour les rentiers (CHF 1’400.- par mois ou CHF 16’800.- par an) est à déclarer. Les rentiers AVS ne sont pas assujettis à l’assurance-chômage) ;
  • tracer les assurés qui n’ont pas perçu de salaire et ajouter à la suite ceux qui manquent ;
  • indiquer la période exacte d’occupation (jour et mois) pour les personnes n’ayant pas travaillé toute l’année.

A noter que la caisse AVS FER CIAN 106.4, en tant qu’organe de contrôle, doit impérativement connaître :

  • le nom de l’assureur LAA (assurance-accidents) de l’employeur et
  • le nom de l’assureur LPP (caisse de retraite).

Les rectificatifs des salaires (positifs et/ou négatifs) qui concernent des années antérieures doivent impérativement être déclarés à la caisse AVS (FER CIAN 106.4) par un décompte séparé, en précisant la période concernée. 

Les indépendants sans personnel doivent impérativement retourner à la caisse AVS FER CIAN 106.4 l’attestation dûment datée et signée par laquelle ils confirment qu’ils n’ont occupé aucun employé durant l’année.

La date de fin des rapports de travail est à reporter sur la déclaration de salaires envoyée en fin d’année.

En revanche, si le montant de l’acompte de cotisations vient à être modifié en raison du départ d’un employé, l’entreprise peut en tout temps contacter la caisse AVS (FER CIAN 106.4) afin de lui communiquer le changement intervenu. La caisse procédera, le cas échéant, à l’adaptation du montant des acomptes de cotisations.